I. Przedmiot zamówienia:
- organizacja cyklu imprez sportowo – rekreacyjnych na plażach w Gminie Sztutowo pn. „Sztutowskie Lato 2024”, przez okres obejmujący sezon letni w miesiącach: lipiec, sierpień 2024 r.
- Celem imprezy jest zachęcenie do aktywności fizycznej oraz rekreacji mieszkańców Gminy Sztutowo oraz gości spędzających wakacyjny wypoczynek w naszej gminie.
- Termin organizacji imprezy: 01.07.2024- 31.08.2024 r.
- Miejsce: Plaża główna w Sztutowie ( przy zejściu nr 60-59)
II. Zamówienie obejmuje:
- Organizację i przeprowadzenie wydarzeń na plaży w Sztutowie w miesiącach lipcu i sierpniu 2024 roku, w formie turniejów piłki nożnej plażowej oraz piłki siatkowej plażowej, dodatkowo zajęcia fitness, zumby, zajęcia ruchowe dla dzieci lub inne zaproponowane przez oferenta. Ofertę należy przedstawić w formie dwóch wariantów:
- 8 wydarzeń (4 – w lipcu, 4 – w sierpniu)
- 16 wydarzeń (8 – w lipcu, 8 – w sierpniu) wraz z ilością i rodzajem planowanych wydarzeń i zajęć oraz podaniem szacunkowych kosztów jednostkowych wydarzeń.
- Przygotowanie boisk i terenu do rozegrania zawodów zgodnie z obowiązującymi przepisami, wraz ze sprzętem (bramki, siatki itd.).
- Organizację turniejów pod kątem: przygotowania i obsługi biura zawodów, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej boisk sportowych, ponoszenia opłat z tytułu odtwarzania utworów muzycznych, zagwarantowania odpowiedniej ilości pracowników do obsługi, ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia profesjonalnej opieki medycznej oraz sędziowskiej i spikerskiej,
- Promocję imprez poprzez rozpowszechnianie plakatów, zamieszczanie informacji na portalu społecznościowym Facebook, przekazywanie informacji o wydarzeniach do pracowników Urzędu Gminy w Sztutowie odpowiedzialnych merytorycznie przynajmniej z 10 dniowym wyprzedzeniem,
- Uwzględnienie we wszystkich materiałach informacyjnych i promocyjnych logotypów Gminy Sztutowo,
- Udostępnianie boisk sportowych (treningowych) dla osób wypoczywających na plażach w Sztutowie od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-18:00 (od 1 lipca do 31 sierpnia)
- Stałe dbanie o czystość i porządek na terenie boisk oraz na terenach bezpośrednio do nich przyległych,
- Przygotowanie raportu z realizacji zlecenia.
III. Zobowiązania Zleceniodawcy:
- Zagwarantowanie miejsca na organizację boisk tj. pas plaży o długości minimum 85 metrów na plaży w Sztutowie na którym zostaną ustawione dwa boiska do siatkówki plażowej oraz jedno boisko do piłki nożnej plażowej. Lokalizację boisk określa zatwierdzony przez Urząd Morski plan plaż na 2024 r.
- Zleceniodawca na mocy porozumienia zawartego z Operatorem plaż, przekaże Zleceniobiorcy do wykorzystania sprzęt i wyposażenie boisk : dwa boiska do piłki siatkowej. Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcy piłkołapy w ilości dwóch sztuk.
- Zleceniodawca w porozumieniu z operatorem plaży udostępni możliwość wykorzystania przyłącza prądowego w dniach rozgrywania zawodów, zgodnie z kalendarzem imprez stanowiącym załącznik do umowy. W przypadku braku dostępu do prądu, zawody zostaną rozegrane bez oprawy muzycznej i obsługi spikerskiej.
- Zleceniodawca zastrzega sobie wybór wariantu w zależności od posiadanych zdolności budżetowych.
IV. Warunki finansowe:
Proponowane terminy płatności:
I część do 10 lipca 2024 r.– 30% na podstawie wystawionej faktury/rachunku
II część do 9 sierpnia 2024 r. – 40% na podstawie wystawionej faktury/rachunku
III część do 6 września 2024 r. – 30% na podstawie wystawionej faktury/rachunku
V. Zamawiający
Wójt Gminy Sztutowo, 82-110 Sztutowo, ul. Gdańska 55,
www.sztutowo.pl, info@sztutowo.ug.gov.pl ,
kontakt: Justyna Żywicka, e-mail: jzywicka@sztutowo.ug.gov.pl
Pn – Pt – w godz. od 7:30 -15:30 , tel. 55 247 81 51 wew. 613
VI. Miejsce oraz termin składania ofert
Oferty z dopiskiem „Sztutowskie Lato 2024”, należy złożyć w Punkcie Obsługi Klienta Urzędu Gminy w Sztutowie do dnia 18.04.2024 r. do godziny 15:00 lub pocztą elektroniczną na adres: info@sztutowo.ug.gov.pl
Rozstrzygnięcie nastąpi w terminie do dnia 19.04.2024 r.
- Oferta powinna zawierać:
- wypełniony formularz oferty zgodnie z załącznikiem nr 1,
- proponowane rozwiązania techniczne oraz promocyjne organizacji imprez,
- kalkulację zadania, wraz z podaniem łącznej ceny brutto za całość realizacji zadania,
- dokumentacja potwierdzająca posiadane doświadczenie w organizacji tego typu imprez,
- w przypadku podmiotów prowadzących działalność gospodarczą – odpis zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.
VII. Kryterium wyboru oferty
Oferty będą oceniane według kryterium: cena – 100%.
VIII. Ogłoszenia wyników
Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, poinformowany zostanie pisemnie w terminie 7 dni od daty rozstrzygnięcia konkursu. Projekt umowy przygotowuje Zamawiający i przedstawia Wykonawcy do akceptacji.
- Unieważnienie zapytania ofertowego
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w każdej chwili, bez podania przyczyny.